Présentation

Au sein d’une équipe, chaque membre attend des choses des autres membres, et a des choses à leur donner. Mais chacun a-t-il une vue claire de ce qu’il peut apporter aux autres, et de ce qu’il veut des autres, en particulier quand il s’agit d’atteindre un but commun ?
Cette activité est fondée sur cette réflexion et cette recherche.

Synopsis

1. Les membres d’une équipe se mettent d’accord sur un objectif commun.
2. Chaque membre écrit sur une feuille 3 choses qu’il attend (les « demandes ») de chacun des autres membres de l’équipe.
3. Sans discuter ces demandes, chaque membre écrit ensuite 3 choses qu’il est prêt à donner (les « offres ») à chacun des autres membres de l’équipe.
4. L’équipe répartit tous ces éléments dans une matrice d’offres et de demandes, et négocie les rôles et responsabilités de chacun pour arriver à l’objectif fixé.

But

Clarifier les rôles et les responsabilités de chaque membre d’une équipe dans leur effort commun pour atteindre un but fixé.

Participants

Minimum : 3
Maximum : 10
Optimum : 3 à 5
Les participants doivent être membres d’une équipe déjà constituée, et doivent bien se connaître.

Temps

30 minutes à 3 heures.
La durée de l’activité dépend du nombre de membres dans l’équipe ainsi que du niveau de connaissance qu’ils ont entre eux de leurs rôles et de leurs responsabilités.

Matériel

Blocs de Post-it verts et jaunes
Tableau de papier et feutres
Calculette (pour calculer les scores et les pourcentages)

Déroulé

Définir un objectif commun

  • Demander aux membres de l’équipe de définir un objectif commun, et d’en discuter un moment pour vérifier qu’ils s’en font bien la même idée.
  • Encourager les membres à préciser les standards de qualité applicables à cet objectif.

Exemple  : L’équipe est formée de 5 personnes (Alan, Béatrice, Christophe, Dounia et Zoé). Son but est de planifier la réalisation d’une brochure pour le congrès qu’organise l’entreprise en vue de fêter son cinquantième anniversaire. Les membres de l’équipe se connaissent bien et décident d’utiliser « L’offre et la demande » pour atteindre leur but et vérifier la qualité de fonctionnement de leur équipe.
Avant de se lancer, ils discutent des critères à appliquer pour que cette brochure ait une apparence professionnelle, soit facile à lire et pratique à utiliser.

Préparer les listes des demandes

  • Donner à chaque membre un paquet de Post-it verts.
  • Expliquer qu’ils vont créer une liste de demandes pour préciser ce que chaque membre de l’équipe attend de chacun des autres membres de l’équipe en vue d’atteindre l’objectif fixé.
  • Pour cela, demander à chaque participant
    • d’écrire son prénom en haut de chaque Post-it,
    • suivi par l’expression : « veut de… », en ajoutant le nom d’un autre membre de l’équipe,
    • suivi par trois choses qu’il veut recevoir de cette personne pour atteindre l’objectif.
  • Demander à chaque membre de travailler de façon indépendante, sans parler aux autres.
  • Proposer à chacun de coller ces Post-it sur une seule feuille, pour pouvoir facilement les ramasser.

Chacun des 5 membres de l’équipe prépare 4 listes de demande, une pour chacun des autres membres.
Voici quelques exemples des listes d’Alan :

Alan veut de Dounia :

  • une liste des éléments qui doivent apparaître sur la couverture de la brochure,
  • une description détaillée des huit différents ateliers qui seront organisés,
  • la liste définitive des éléments à inclure dans le formulaire d’inscription.

Alan veut de Béatrice :

  • des informations sur l’hôtel où se tient la conférence,
  • de brèves biographies des orateurs,
  • des suggestions sur la présentation de la couverture.

Rassembler les listes des demandes
Après un temps approprié, ramasser les listes des demandes dressées par chacun des participants, en vérifiant qu’il y a une liste pour chacun des membres de l’équipe. Mettre ces listes de côté, sans les lire.

Étant donné que l’équipe se compose de 5 membres et que chacun a rédigé 4 listes de demandes, l’équipe a préparé au total 20 listes commençant par « … veut de… ».

Préparer les listes des offres

  • Donner à chaque membre de l’équipe un paquet de Post-it jaunes.
  • Expliquer comment créer des listes d’offres, qui sont l’inverse des listes de demandes : chaque liste d’offres indique ce que chaque membre de l’équipe est prêt à donner à chacun des autres membres pour contribuer à atteindre l’objectif commun.
  • Pour cela, demander à chaque personne :
    • d’écrire son nom en haut de chaque Post-it,
    • suivi par l’expression « donne à… », en ajoutant le nom d’un autre membre de l’équipe,
    • suivi par trois choses qu’il peut donner à chacun des autres membres de l’équipe pour contribuer à atteindre l’objectif fixé.
  • Comme précédemment, les membres travaillent de façon indépendante, sans se parler. Chacun des 5 membres de l’équipe prépare 4 listes d’« offres », une pour chacun des autres membres. Voici quelques exemples des listes de Béatrice : Béatrice donne à Alan :
  • le logo de la conférence,
  • le nom des orateurs,
  • et des informations sur le contenu de leur intervention. Béatrice donne à Dounia :
  • les spécifications pour la brochure,
  • la structure type d’un atelier,
  • trois exemples possibles du formulaire d’inscription à la conférence.

Préparer la matrice des offres et des demandes

  • Pendant que les membres de l’équipe rédigent leurs listes d’offres, préparer une matrice sur le tableau de papier, en mettant dans chaque colonne et sur chaque ligne le nom de chacun des membres (sans tenir compte des cellules de la diagonale où se rencontre le même nom).
  • Remarquer que chacune des cellules de la grille (hors diagonale) correspond à deux noms différents, un pour la colonne et un pour la ligne. Voici la grille de notre exemple :

Transférer les listes des demandes sur la grille

  • Pendant que les membres terminent leurs listes d’offres, remplir chaque colonne de la matrice en collant chaque liste de demandes (« A veut de B ») dans la partie supérieure de chaque cellule.
  • Le nom commençant chaque liste correspond au nom de la colonne. Voici comment se présente la matrice de notre équipe une fois que les listes des demandes ont été transférées dans les cellules correspondantes. Vous remarquerez que les cellules en diagonale (où le nom de la colonne et celui de la ligne sont identiques) sont vides.

Ramasser et transférer les listes d’offres

  • Après un temps suffisant, récupérer les différentes listes d’offres, en vérifiant qu’il y a une liste pour chacun des autres membres de l’équipe.
  • Remplir chaque ligne de la matrice en collant chaque liste d’offres (« A donne à B ») dans la partie inférieure de la cellule correspondante.

Voici ce que donne la grille de notre équipe :

Compter les points

  • Expliquer aux participants que vous allez maintenant analyser ensemble la grille et discuter des manières d’améliorer le travail en équipe
  • Chaque cellule de la matrice peut rapporter un maximum de 3 points si les éléments de la liste des demandes (« A veut de B ») sont identiques aux éléments de la liste des offres (« B donne à A »).
  • Si le score final de la matrice est le score maximal possible, cela signifie que tous les membres de l’équipe ont une parfaite idée de la manière dont ils peuvent collaborer les uns avec les autres.
  • Avec l’aide des participants, passer en revue chacune des cellules et noter les scores.

Additionner les scores et comparer ce total avec le score maximal possible. Discuter des différences.

Dans notre petite équipe, Alan veut que Béatrice :

  • fournisse des informations sur l’hôtel où se tient la conférence ;
  • donne de brèves biographies des orateurs ;
  • propose des suggestions sur la présentation de la couverture ; et Béatrice donne à Alan :
  • le logo de la conférence ;
  • le nom des orateurs ;
  • et des informations sur le contenu de leur intervention.

Il n’y a pas de correspondance entre les demandes et les offres ; donc le score pour cette cellule est de 0 !
Finalement, après avoir noté le score de chaque cellule, le score total atteint par l’équipe est de 27 points. Comme il y a un total de 20 cellules dans l’ensemble de la matrice (en ignorant les cellules de la diagonale), le score maximum possible est de 20 x 3 = 60 points. Le score final de 27 points correspond à 45 % du maximum possible, ce qui montre qu’il y a possibilité d’améliorer les choses !

Calculer et discuter les scores d’empathie de chacun des membres de l’équipe

  • Passer en revue chaque ligne et additionner le score de toutes les cellules de cette ligne.
  • Ce total indique la corrélation entre ce que chaque membre de l’équipe est disposé à donner aux autres et ce que les autres veulent de lui.
  • Si le score total d’une ligne correspond au score maximal possible, cela signifie que ce membre a un niveau élevé d’empathie, et qu’il donne aux autres exactement ce qu’ils attendent de lui.

Dans la matrice de l’équipe, c’est Béatrice qui a obtenu le score d’empathie le plus élevé, avec un score de 5. Étant donné que le score maximal pour la ligne est de 12, le niveau d’empathie de Béatrice était légèrement inférieur à 50 %. Le score des autres membres est moins élevé : le plus bas a été Dounia avec 16 %.

Rechercher les moyens d’atteindre un score parfait

  • Réétudier chaque cellule de la matrice.
  • Demander aux deux membres correspondant à telle ou telle cellule d’expliquer ce qu’ils attendent l’un de l’autre et ce qu’ils sont disposés à se donner mutuellement. Proposer aux autres membres de l’équipe de diriger cette discussion, sans perdre de vue le fait que tous les membres de l’équipe doivent se concentrer sur l’objectif à atteindre.
  • Sur la base de ces discussions, réviser les demandes et les offres de chaque cellule pour arriver à un score parfait pour la matrice.

Il a fallu plus d’une heure de discussions intenses à l’équipe pour harmoniser les « A veut de B » et les « B donne à A ». Cette discussion a été épuisante mais, à la fin, tout le monde a ressenti un intense sentiment de satisfaction pour être arrivé à un accord. Et le succès du projet était assuré !

Débriefing
Les listes des demandes et des offres ont pour effet immédiat de clarifier les rôles des différents membres de l’équipe. Il y a en outre un effet à plus long terme : cela améliore le travail de l’équipe et la communication entre les membres.
Pour mieux comprendre ces résultats, on peut diriger un débriefing à partir de questions types telles que celle-ci :

Quel est le meilleur moment pour négocier et renégocier les rôles et responsabilités des membres de l’équipe ?
Avec quelle fréquence devrions-nous discuter et négocier les rôles et les responsabilités – sans perdre un temps productif ?
Comment déterminer efficacement ce que nous voulons les uns des autres et ce que chacun de nous est disposé à donner aux autres ?
En cas de divergence d’opinion sur les rôles et responsabilités, quelle est la meilleure manière de résoudre ces conflits ?
Jusqu’à quel niveau de détail devrions-nous négocier et organiser notre travail ?

Variantes
dans d’autres contextes. En voici deux autres versions possibles.

Communication interculturelle
On peut utiliser la version suivante lorsque les membres de l’équipe viennent de cultures différentes.

  • On suit le déroulement normal de l’activité, tel que décrit ci-dessus, mais dans ce cas chaque membre de l’équipe prépare une liste de trois valeurs culturelles qui peuvent avoir de l’influence sur le travail en équipe (chaque membre de l’équipe prépare uniquement une liste).
  • Puis on demande à chaque membre de préparer une liste des valeurs culturelles qu’il associe à chacun des autres participants, en se fondant sur leurs connaissances actuelles de cette culture.
  • On crée une matrice identique à celle décrite plus haut, sauf que chaque partie supérieure de chaque cellule contient des informations identiques pour chaque colonne. On peut alors faire le score de la matrice et discuter des valeurs culturelles importantes et des stéréotypes.

Collaboration interservices
Certains projets au sein d’une même entreprise peuvent nécessiter une collaboration forte entre différents services. Pour travailler sur cet aspect, on peut utiliser la structure de cette activité en l’utilisant avec des groupes de participants, et non des individus.
Par exemple, imaginons que 5 services doivent développer entre eux une forte collaboration pour atteindre un but commun :

  • On forme 5 groupes (peu importe si la taille des groupes est différente), correspondant aux 5 services.
  • On demande à chaque groupe de fournir une liste de ce qu’il souhaite recevoir des 4 autres groupes, et une autre liste de ce qu’il prévoit de fournir à chacun des autres groupes.
  • On organise ces listes sous forme de matrice comme dans l’exemple original.
  • Puis on fait le score de la matrice et on discute des moyens d’améliorer la collaboration entre les différents services pour s’assurer de la réussite du projet.